De zomer voorbij? Dit is hét moment om je eindejaarsevent te plannen

Waarom je beter niet tot november kunt wachten

December is een populaire maand voor bedrijfsfeesten en zakelijke evenementen. Vooral de donderdagen en vrijdagen zijn gewild. Daardoor kunnen geschikte locaties, cateraars, artiesten en andere leveranciers sneller volgeboekt raken dan verwacht.

Door op tijd te beginnen, profiteer je van een aantal belangrijke voordelen:

• Meer keuze uit geschikte locaties en beschikbare data
• Voldoende tijd om een creatief concept te ontwikkelen
• Meer mogelijkheden om catering, entertainment en activiteiten op elkaar af te stemmen
• Een realistische begroting zonder dure lastminute-oplossingen
• Genoeg tijd om medewerkers of relaties uit te nodigen
• Minder organisatiestress in de toch al drukke decembermaand

Je hoeft in september nog niet ieder detail te kennen. Het helpt wel om alvast de gewenste periode, het aantal gasten en een globale richting te bepalen.

Begin niet bij de locatie, maar bij het doel

Een mooie locatie is belangrijk, maar een geslaagd evenement begint met de vraag wat je ermee wilt bereiken. Wil je medewerkers bedanken, successen vieren, teams dichter bij elkaar brengen of samen vooruitkijken naar het nieuwe jaar?

Het antwoord bepaalt welke invulling het beste past.

Gezellig en informeel samenkomen

Wil je het jaar ontspannen afsluiten? Dan is een eindejaarsborrel een toegankelijke keuze. Met goede catering, passende muziek en sfeervolle aankleding wordt het veel meer dan alleen een drankje na werktijd.

Een activiteit, proeverij, quiz of korte terugblik op het afgelopen jaar kan ervoor zorgen dat collega’s makkelijker met elkaar in gesprek komen.

Een compleet winterfestival

Mag het evenement levendiger en verrassender zijn? Kies dan voor een winterfestival met verschillende foodstands, muziek, entertainment, activiteiten en sfeervolle winterdecoratie.

Door verschillende zones te creëren, kunnen gasten zelf bepalen waar ze aan deelnemen. Dat maakt een festivalvorm bijzonder geschikt voor grotere en diverse groepen.

Een feestelijke kerstviering

Voor organisaties die graag uitgebreid uitpakken, kan TotaalBeleving een compleet kerstfeest organiseren. Denk aan een bijzonder diner, een winterse markt, een stijlvolle feestavond of een combinatie van activiteiten, catering en live entertainment.

Het concept kan traditioneel en sfeervol zijn, maar ook modern, uitbundig of volledig afgestemd op de huisstijl van jullie organisatie.

Liever starten in het nieuwe jaar?

December is niet voor iedere organisatie het ideale moment. Agenda’s zitten vol en medewerkers hebben vaak al veel verplichtingen. Een nieuwjaarsevent in januari kan dan een goed alternatief zijn.

Je combineert een feestelijk samenzijn met een frisse start, presentatie of kick-off voor het nieuwe jaar.

Een eenvoudige planning van september tot december

Door het proces over meerdere maanden te verdelen, blijft de organisatie overzichtelijk.

September: wensen en uitgangspunten bepalen

Bespreek wat het doel van het evenement is, hoeveel gasten je verwacht en welk budget ongeveer beschikbaar is. Kies daarnaast bij voorkeur meerdere mogelijke data. Met een duidelijke basis kan veel gerichter naar een passend concept en een geschikte locatie worden gezocht.

Oktober: concept en locatie vastleggen

In oktober krijgt het evenement steeds meer vorm. De locatie wordt geselecteerd, het programma wordt samengesteld en keuzes rondom catering, techniek, styling en entertainment worden gemaakt.

Dit is ook het moment om te bepalen of het evenement een duidelijk kerstthema krijgt of juist een neutralere winterse uitstraling.

November: gasten informeren en details uitwerken

Zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan, kunnen de uitnodigingen worden verstuurd. Ondertussen worden het programma, de aankleding, de catering en de technische productie verder uitgewerkt.

Denk ook aan praktische zaken zoals dieetwensen, bereikbaarheid, vervoer, garderobe en eventuele overnachtingsmogelijkheden.

December: controleren en genieten

In de laatste weken worden de gastenlijst en het draaiboek definitief gemaakt. Doordat de belangrijkste keuzes al eerder zijn gemaakt, hoeft december niet in het teken te staan van lastminute-regelwerk.

Op de dag zelf staat alles klaar en kunnen ook de organisatoren genieten van het evenement.

Een eindejaarsevent op jullie eigen locatie

Een externe locatie is niet altijd noodzakelijk. Een bedrijfshal, kantoor, binnentuin of eigen terrein kan met de juiste styling, verlichting en inrichting volledig worden omgetoverd.

Een evenement op de eigen bedrijfslocatie heeft verschillende voordelen. De plek is herkenbaar voor medewerkers, er zijn geen vervoersproblemen en de ruimte kan volledig naar wens worden ingericht.

Met lichtslingers, wintergroen, foodstands, vuurkorven, muziek en comfortabele zitplekken ontstaat een verrassende omgeving die nauwelijks meer aan de dagelijkse werkplek doet denken.

Nog geen concreet idee of budget?

Je hoeft nog geen compleet plan te hebben voordat je met een evenementenbureau in gesprek gaat. Een globale groepsgrootte, voorkeursperiode en indicatie van het budget zijn meestal voldoende om de eerste mogelijkheden te bespreken.

TotaalBeleving kan vervolgens helpen bij:

• Het ontwikkelen van een creatief concept
• Het vinden van een geschikte locatie
• Catering en drankvoorziening
• Entertainment en activiteiten
• Styling, decoratie en techniek
• Planning, productie en begeleiding op locatie

Zo worden alle onderdelen als één geheel ontwikkeld en hoef je niet met allerlei losse partijen te schakelen.

Veelgestelde vragen over het plannen van een eindejaarsevent

Wanneer moet je beginnen met het organiseren van een eindejaarsevent?

Begin bij voorkeur twee tot drie maanden van tevoren. Voor populaire data, bijzondere locaties of grote groepen is eerder starten verstandig. Zo is er meer keuze en voldoende tijd om alle onderdelen goed uit te werken.

Wat als de definitieve datum nog niet bekend is?

Kies voorlopig twee of drie mogelijke data. Er kan dan alvast worden gecontroleerd welke locaties en leveranciers beschikbaar zijn. De definitieve datum kan daarna zo snel mogelijk worden vastgelegd.

Moet een eindejaarsevent altijd een kerstthema hebben?

Nee. Je kunt ook kiezen voor een winterfestival, eindejaarsfeest, teamdag of stijlvolle jaarafsluiting zonder uitgesproken kerstthema. De sfeer en invulling worden afgestemd op jullie organisatie.

Kunnen we het evenement op onze eigen locatie organiseren?

Ja, dat is vaak goed mogelijk. TotaalBeleving kan een kantoor, bedrijfshal of buitenterrein omvormen tot een sfeervolle en professionele evenementenlocatie.

Is een eindejaarsevent geschikt voor grote groepen?

Zeker. Met verschillende ruimtes, foodstands, activiteiten en entertainmentzones blijft het evenement ook voor honderden gasten prettig en overzichtelijk.

Kan TotaalBeleving de volledige organisatie verzorgen?

Ja. Van het eerste concept en de locatiekeuze tot catering, techniek, styling, entertainment en begeleiding tijdens het evenement: alle onderdelen kunnen volledig worden verzorgd.