Evenement op eigen locatie organiseren

Kijk eens naar je bedrijf alsof je er nog nooit bent geweest

Wie iedere dag door dezelfde ingang naar binnen loopt, ziet vooral een kantoor, werkplaats of bedrijfshal. Een eventorganisator kijkt anders. Die ziet misschien een podium tegen de laadwand. Een binnenterrein waar een festivalplein kan ontstaan. Een lange productieruimte waar met licht totaal verschillende werelden gemaakt kunnen worden. Of een grasveld dat perfect geschikt is voor activiteiten, catering en een avondprogramma. Dat vraagt soms wat fantasie.

Een plek hoeft er namelijk nog helemaal niet uit te zien als een eventlocatie om er één te kunnen worden. Sterker nog: juist de transformatie kan onderdeel van de verrassing zijn.

Medewerkers kennen hun werkomgeving door en door. Wanneer ze dezelfde plek ineens binnenlopen via een andere entree, met andere verlichting, muziek, geuren en inrichting, kan die vertrouwde omgeving compleet anders aanvoelen.

Dat moment is goud waard. "Is dit écht onze bedrijfshal?" Precies dát wil je bereiken.

Eerst één belangrijke vraag: waarom hier?

Een evenement op eigen terrein organiseren alleen omdat je dan geen externe locatie hoeft te huren, is wat ons betreft een wat magere reden.

Het kan financieel aantrekkelijk zijn, absoluut. Maar de echte kracht zit ergens anders. De eigen locatie heeft betekenis.

Het is de plek waar het bedrijf iedere dag gebeurt. Waar producten worden gemaakt, klanten worden geholpen, ideeën ontstaan en medewerkers samenwerken. Bij een jubileum kan dat juist heel sterk zijn.

Je viert niet ergens anders wat het bedrijf heeft bereikt, maar precies op de plek waar dat is gebeurd. Ook voor een bedrijfsopening, familiedag, klantenevent of personeelsfeest kan de eigen locatie onderdeel worden van het verhaal.

Bezoekers krijgen letterlijk een kijkje in de organisatie. Dat maakt het evenement persoonlijk.

Lees ook meer over de mogelijkheden voor een bedrijfsfeest op eigen locatie.

Maar zorg vooral dat het níét voelt als een gewone werkdag

Hier zit waarschijnlijk de grootste uitdaging.

Als medewerkers iedere dag lunchen in dezelfde bedrijfskantine, is het niet voldoende om daar vrijdagavond een DJ neer te zetten en de TL-verlichting uit te schakelen.

Je moet de omgeving durven veranderen. Dat kan al beginnen met de route naar binnen. Gebruik bijvoorbeeld niet de gewone personeelsingang, maar creëer een tijdelijke entree aan een andere zijde van het gebouw.

Werk met verlichting langs de route. Maak een ontvangstgebied. Verberg delen van het gebouw die niet bij de beleving horen. En verander de indeling. Waar normaal bureaus staan, kan ineens een lounge ontstaan. Een laadperron kan podium worden. Een parkeerplaats verandert met tenten, licht, planten, decoratie en meubels in een festivalterrein.

Het gaat niet alleen om aankleding. Het gaat om perspectief veranderen. Laat mensen hun eigen werkomgeving even opnieuw ontdekken.

Een lege hal is fantastisch. Totdat je erin gaat praten.

Bedrijfshallen zien er op foto's vaak geweldig uit voor evenementen. Hoog plafond. Veel ruimte. Industrieel karakter. Tot iemand een microfoon aanzet.

Hallo... hallo... hallo...

Akoestiek is één van de onderdelen die bij een eigen locatie gemakkelijk wordt onderschat. Een bedrijfshal is ontworpen om in te werken, niet om speeches te geven, livemuziek te spelen of met 600 mensen te dineren. Grote harde oppervlakken zorgen vaak voor veel galm. Daar kun je gelukkig veel aan doen.

Decoratie, doeken, tijdelijke wanden, vloerbedekking, inrichting en professionele geluidstechniek kunnen een ruimte compleet veranderen.

Ook de positie van een podium maakt verschil. Je hoeft niet automatisch tegen de verste muur te beginnen omdat daar toevallig de meeste ruimte is. Soms werkt een podium midden in de ruimte juist veel beter.

Daarom bekijken we de locatie liever eerst als leeg canvas. Wat hebben we? Wat missen we? En hoe gebruiken we de eigenschappen van de ruimte juist in ons voordeel?

Een parkeerplaats is geen evenemententerrein. Nog niet.

Een groot parkeerterrein lijkt ideaal. Veel ruimte en niemand die zich zorgen hoeft te maken over een tapijt. Maar zodra je daar honderden mensen wilt ontvangen, ontstaan er andere vragen.

• Waar parkeren de gasten eigenlijk als het parkeerterrein zelf onderdeel van het evenement is?
• Waar komt stroom vandaan?
• Is er voldoende verlichting wanneer het donker wordt?
• Hoe vlak is de ondergrond?
• Waar kunnen leveranciers laden en lossen?
• Waar staan toiletten?
• En wat gebeurt er als het die middag drie uur lang regent?

Niet bepaald de vragen waarmee je een creatieve brainstorm wilt beginnen. Wel de vragen die uiteindelijk bepalen of het event werkt. Dat geldt ook voor een grasveld of binnenterrein.

Een mooie buitenruimte geeft enorm veel vrijheid, maar vraagt vaak om tijdelijke voorzieningen.

Denk aan:

• stroom en stroomverdeling;
• toiletten;
• water;
• tenten of overkappingen;
• verlichting;
• verwarming of verkoeling;
• afvalvoorzieningen;
• cateringfaciliteiten;
• routes voor leveranciers;
• en een goed weerscenario.

Een leeg terrein geeft vrijheid. Maar vrijheid betekent ook dat je soms letterlijk alles zelf moet creëren.

Denk in zones, niet in één grote ruimte

Een van de makkelijkste manieren om een bedrijfslocatie sfeervol te maken, is door hem kleiner te durven maken. Dat klinkt misschien vreemd. Heb je eindelijk een enorme hal beschikbaar, gaan we er kleinere gedeelten in bouwen.

Toch werkt dat vaak goed. Een grote lege ruimte kan onpersoonlijk aanvoelen. Maak je verschillende zones, dan ontstaan plekken met een eigen functie en sfeer.

Bijvoorbeeld:

Ontvangst
Een duidelijke entree waar gasten direct begrijpen dat hun werkplek vandaag iets anders is.

Centraal plein
De plek waar iedereen elkaar tegenkomt en waar bijvoorbeeld een bar of foodconcept staat.

Podium
Voor de opening, entertainment, een band of presentaties.

Foodzone
Niet ergens achterin gepropt, maar bewust onderdeel van de beleving.

Activiteiten
Ruimte waar daadwerkelijk iets gebeurt.

Lounge
Een rustige plek waar collega's gewoon met elkaar kunnen praten.

Zo kan één bedrijfshal ineens aanvoelen als meerdere locaties.

Dat werkt ook uitstekend bij een bedrijfsfestival.

Gebruik juist wat er al is

Niet alles hoeft verstopt te worden. Sterker nog: soms zijn juist de bestaande elementen het meest interessant.

• Heeft het bedrijf grote machines?
• Een bijzondere productielijn?
• Containers?
• Industriële constructies?
• Een indrukwekkend magazijn?
• Een binnentuin?
• Een opvallende trap of vide?

Maak daar gebruik van.

Een productiemachine die overdag functioneel is, kan 's avonds met bijzondere verlichting bijna een decorstuk worden. Pallets kunnen onderdeel worden van de inrichting. Een laadperron kan een podium vormen. En een hoge stellingwand kan met licht ineens enorm indrukwekkend ogen. De eigen identiteit van de locatie hoeft niet weggepoetst te worden.

Een generieke feestzaal kun je overal huren.

Juist het karakter van jullie bedrijf krijg je nergens anders.

Laat medewerkers niet zelf eerst de bureaus aan de kant schuiven

We begrijpen de gedachte. "We doen het bij ons op kantoor, dus we kunnen vast veel zelf regelen."

En ja, dat kan. Maar let op waar de grens ligt. Als medewerkers op vrijdagmiddag eerst hun eigen werkplek moeten afbreken, stoelen moeten sjouwen en koelkasten moeten vullen voordat het personeelsfeest begint, voelt het evenement al snel minder als waardering.

Een personeelsevent moet voor de gasten beginnen zodra ze binnenkomen. Niet nadat ze zelf de verlengkabel hebben uitgerold. Dat betekent niet dat een interne organisatie niets hoeft te doen. Integendeel. Niemand kent de locatie beter dan de mensen die er werken.

Maar laat medewerkers vooral meedenken over wat belangrijk is, welke ruimtes beschikbaar zijn en wat absoluut niet verplaatst mag worden. De daadwerkelijke transformatie kun je beter vooraf goed organiseren.

Zo blijft het evenement ook voor het interne organisatieteam gewoon een evenement.

Wat doen we met het normale bedrijf?

Een interessant punt dat bij een externe locatie nauwelijks speelt. Moet het bedrijf tijdens de opbouw gewoon blijven functioneren? Als donderdagmiddag de eerste decorstukken binnenkomen terwijl in dezelfde hal nog heftrucks rijden, vraagt dat om een goede planning. Misschien kan een ruimte pas vanaf 16.00 uur worden opgebouwd.

Misschien moet een productielijn toegankelijk blijven. Of leveranciers kunnen alleen via één bepaalde ingang naar binnen. Daarom is op- en afbouw bij een evenement op eigen terrein vaak een belangrijk onderdeel van het draaiboek.

Niet alleen:

"Wanneer begint het feest?"

Maar ook:

"Wanneer kunnen we beginnen met bouwen?"

Een evenement van vier uur kan makkelijk een dag of langer aan voorbereiding op locatie vragen. En wanneer maandag om 08.00 uur iedereen weer aan het werk moet, moet de ruimte daarna natuurlijk ook weer worden teruggebracht. Bij voorkeur zonder dat iemand maandagochtend een discobal boven zijn bureau aantreft. Hoewel we daar persoonlijk de meerwaarde nog wel van inzien.

Stroom: de minst sexy maar behoorlijk belangrijke gast

Een band. Licht. Geluidsinstallatie. Koelingen. Foodtrucks. Koffiemachines. Terrasverwarming. Decoratieve verlichting...

Het lijkt allemaal heel vanzelfsprekend totdat ergens een groep apparaten tegelijkertijd wordt aangezet.

Daarom kijken we vooraf goed naar de beschikbare stroomvoorziening en wat het evenement daadwerkelijk nodig heeft. Een standaard stopcontact in de kantine is niet automatisch geschikt voor alle tijdelijke apparatuur die bij een groot evenement komt kijken. Soms is de bestaande infrastructuur voldoende. Soms zijn aanvullende verdeelkasten of tijdelijke voorzieningen nodig. En wanneer externe stroomvoorzieningen worden gebruikt, moeten die natuurlijk op de juiste plek komen te staan zonder dat gasten daar hinder van hebben.

Dit zijn typische onderdelen die bezoekers nooit zien. Maar die je wel graag vooraf geregeld wilt hebben.

Zorg ook dat leveranciers de locatie begrijpen

Op een vaste eventlocatie weten leveranciers meestal precies waar ze moeten zijn. Op een bedrijfsterrein niet.

"Meld je bij de receptie" klinkt eenvoudig, totdat er tegelijkertijd een vrachtwagen met podiumdelen, een cateraar, een decorateur en een artiest arriveert.

• Waar mogen ze lossen?
• Welke deur moeten ze hebben?
• Hoe laat kunnen ze terecht?
• Wie vangt ze op?
• Kan de vrachtwagen blijven staan?
• Past die vrachtwagen überhaupt door het hek?

Dit lijkt detailwerk. Maar juist tijdens de opbouw kunnen kleine onduidelijkheden veel tijd kosten. Een goede productieplanning voorkomt dat iedereen elkaar in de weg rijdt terwijl de klok ondertussen gewoon doortikt.

Buiten? Dan organiseren we eigenlijk twee evenementen

Nederland. Daarmee is dit hoofdstuk eigenlijk al voldoende toegelicht. Maar vooruit. Een evenement buiten op eigen terrein kan fantastisch zijn.

• Lange tafels
• Foodtrucks
• Muziek
• Activiteite
• Zon

Lampjes wanneer het donker wordt. Precies zoals je het voor je ziet. Alleen moet het programma ook werken wanneer die zon besluit niet te verschijnen.

Een goed slechtweerscenario is daarom meer dan:

"We zetten voor de zekerheid ergens een tent neer."

• Kan iedereen daadwerkelijk onder die tent?
• Kan het programma daar ook plaatsvinden?
• Wat gebeurt er met activiteiten?
• Kunnen gasten droog van het ene naar het andere gedeelte?
• Wat doet wind met decoratie?
• Is verwarming nodig?
• En wat gebeurt er juist bij extreme warmte?

Het beste plan B voelt niet als een teleurstellende noodoplossing. Het moet nog steeds een goed evenement zijn. Dan kun je een paar dagen van tevoren rustig naar de weersverwachting kijken zonder dat het hele organisatieteam acuut zenuwachtig wordt.

Vergeet de omgeving niet

Een evenement stopt niet automatisch bij het hek van het bedrijf. Muziek is buiten het terrein misschien ook te horen Extra verkeer kan invloed hebben op de omgeving. Gasten moeten ergens parkeren. En afhankelijk van de locatie en het evenement kunnen regels, meldingen of vergunningen een rol spelen.

Daarom is het slim om dit vroeg te controleren en waar nodig af te stemmen met gemeente, locatiebeheerder, verhuurder of omgeving. Zeker bij muziek, grote aantallen bezoekers, tijdelijke constructies of een evenement dat tot later in de avond doorgaat. Dat is niet het spannendste onderdeel van eventorganisatie.

Wel een onderdeel dat je liever vooraf uitzoekt dan op de dag zelf.

De plek kan onderdeel worden van het verhaal

Dit is waar een evenement op eigen locatie echt sterker kan worden dan een externe eventlocatie. Gebruik het bedrijf. Niet alleen als adres, maar inhoudelijk.

Bij een jubileum kun je gasten letterlijk meenemen door de geschiedenis van de organisatie. Bij een familiedag kunnen medewerkers hun werkplek laten zien. Tijdens een klantenevent kun je demonstraties onderdeel maken van het programma.

Bij een opening kan het nieuwe pand zelf centraal staan. En tijdens een personeelsevent kun je plekken gebruiken die collega's normaal op een compleet andere manier kennen. Zo ontstaat een ervaring die op een externe locatie moeilijk na te maken is.

Je vertelt niet alleen iets over de organisatie.

Gasten staan er middenin.

En dan komt maandag alles weer terug

Misschien is dat wel het leukste aan een evenement op eigen terrein. Vrijdagmiddag staat er nog een gewone bedrijfshal. Vrijdagavond staat er een podium, branden honderden lampjes, wordt er gegeten, gedanst en gelachen en lijkt de oorspronkelijke ruimte bijna verdwenen. En maandagmorgen rijden er weer pallets.

• Staan de bureaus terug
• Gaan de machines aan
• En wordt er gewerkt alsof er niets is gebeurd.

Behalve dat iedereen weet wat daar twee dagen eerder heeft gestaan. Die tijdelijke transformatie maakt een event op eigen locatie bijzonder. Je hoeft niet altijd ergens anders naartoe om mensen even helemaal uit hun normale omgeving te halen.

Soms moet je hun normale omgeving gewoon totaal anders laten zien.