Event organiseren: complete checklist + gratis advies
Met deze checklist houd je grip op planning, budget en beleving. Ideaal voor bedrijfsfeesten, netwerkbijeenkomsten en teamdagen. Gebruik de stappen hieronder als basis en plan een adviesgesprek in voor een foutloze uitvoering.
Doelen, doelgroep & format
- Bepaal KPI’s: opkomst, NPS/tevredenheid, leads, interne impact.
- Definieer doelgroep en tone of voice: intern/extern, formeel/informeel.
- Kies format: plenaire show, break-outs, beurs/festivalopzet of hybride.
Budget & planning (timeline)
Maak een raming per post: locatie, techniek, catering, entertainment, personeel, decor, vergunningen, onvoorzien (10%).
- weken: doelen, datumrange, shortlist locaties.
- concept & begroting; leveranciers oriënteren.
- locatie & hoofdaannemers vastleggen.
- sprekers/acts, cateringkeuze, registratie live.
- scripts, draaiboek, safety plan, crewplanning.
- detailrun, routes, signage, logistiek & briefings.
- showcall, showrunning, monitoring.
- evaluatie, KPI-rapport, aftermovie/foto’s.
Locatie & logistiek
- Capaciteit, akoestiek, zichtlijnen, backstage & opslag.
- Bereikbaarheid: OV/parkeren, laad-/losmogelijkheden.
- Routing & wayfinding: signage, crowdflow, nooduitgangen.
Techniek & veiligheid
- Geluid, licht, video/LED, staging, stroomplan en redundantie.
- Risico-inventarisatie, BHV/EHBO, calamiteitenplan, vergunningen.
- Tests en generale repetitie met alle cues en talkbacks.
Catering & hospitality
- Menu passend bij publiek en thema; dieetwensen en allergenen.
- Flow: inloopdrankje, stations of walking dinner, piekverwerking.
- Hostteam, garderobe, registratie, badge-design, gifts.
Communicatie & registratie
- Save-the-date, uitnodiging, reminders, eventpagina en FAQ.
- Ticketing/check-in, QR-badges, privacy en dataveiligheid.
- Aftermovie/beeldselectie en bedankmail met highlights.
Live-dag: rollen & regie
- Showcaller, stage manager, floormanagers, hospitality lead, techniek-lead.
- Heldere comms (twee-weg), cue-sheet, fallback-scenario’s.
- Realtime monitoring: timings, crowdflow, safety checks.
Evaluatie & opvolging
- KPI-rapportage: opkomst vs. inschrijving, NPS, leads, engagement.
- Lessons learned, interne recap, contentdistributie.
- Commerciële follow-up: warme leads, afspraken, nurture.
Plan een adviescall
Wil je minder stress en maximale impact? Plan een 15-min adviescall met een eventmanager.
Veelgestelde vragen
- Wanneer begin ik met plannen?
- Voor 100 – 300 personen is 8 – 12 weken ideaal. Voor complexe events of piekmaanden adviseren we 3 – 6 maanden.
- Heb ik vergunningen nodig?
- Dat hangt af van locatie en activiteiten (geluid, vuur, verkeer). Wij checken dit en regelen indien nodig de vergunningen.
- Hoe beperk ik no-shows?
- Werk met duidelijke reminders, aantrekkelijk programma en bereikbare locatie; plan op 85 – 90% show-up en gebruik een wachtlijst.
Klaar voor een strak georganiseerd event?
Binnen 48 uur ontvang je een concreet plan met programmaflow, begroting en planning.
Vraag een voorstel aan
Uw partner voor onvergetelijke events
Even sparren?
Onze collega's helpen je graag verder. Geen keuzemenu’s, gewoon direct persoonlijk contact.070 444 95 64
