Event organiseren: complete checklist + gratis advies

Doelen, doelgroep & format

• Bepaal KPI’s: opkomst, NPS/tevredenheid, leads, interne impact.
• Definieer doelgroep en tone of voice: intern/extern, formeel/informeel.
• Kies format: plenaire show, break-outs, beurs/festivalopzet of hybride.

Budget & planning (timeline)

Maak een raming per post: locatie, techniek, catering, entertainment, personeel, decor, vergunningen, onvoorzien (10%).

• weken: doelen, datumrange, shortlist locaties.
• concept & begroting; leveranciers oriënteren.
• locatie & hoofdaannemers vastleggen.
• sprekers/acts, cateringkeuze, registratie live.
• scripts, draaiboek, safety plan, crewplanning.
• detailrun, routes, signage, logistiek & briefings.
• showcall, showrunning, monitoring.
• evaluatie, KPI-rapport, aftermovie/foto’s.

Locatie & logistiek

• Capaciteit, akoestiek, zichtlijnen, backstage & opslag.
• Bereikbaarheid: OV/parkeren, laad-/losmogelijkheden.
• Routing & wayfinding: signage, crowdflow, nooduitgangen.

Techniek & veiligheid

• Geluid, licht, video/LED, staging, stroomplan en redundantie.
• Risico-inventarisatie, BHV/EHBO, calamiteitenplan, vergunningen.
• Tests en generale repetitie met alle cues en talkbacks.

Catering & hospitality

• Menu passend bij publiek en thema; dieetwensen en allergenen.
• Flow: inloopdrankje, stations of walking dinner, piekverwerking.
• Hostteam, garderobe, registratie, badge-design, gifts.

Communicatie & registratie

• Save-the-date, uitnodiging, reminders, eventpagina en FAQ.
• Ticketing/check-in, QR-badges, privacy en dataveiligheid.
• Aftermovie/beeldselectie en bedankmail met highlights.

Live-dag: rollen & regie

• Showcaller, stage manager, floormanagers, hospitality lead, techniek-lead.
• Heldere comms (twee-weg), cue-sheet, fallback-scenario’s.
• Realtime monitoring: timings, crowdflow, safety checks.

Evaluatie & opvolging

• KPI-rapportage: opkomst vs. inschrijving, NPS, leads, engagement.
• Lessons learned, interne recap, contentdistributie.
• Commerciële follow-up: warme leads, afspraken, nurture.

Veelgestelde vragen

Wanneer begin ik met plannen?

Voor 100 – 300 personen is 8 – 12 weken ideaal. Voor complexe events of piekmaanden adviseren we 3 – 6 maanden.

Heb ik vergunningen nodig?

Dat hangt af van locatie en activiteiten (geluid, vuur, verkeer). Wij checken dit en regelen indien nodig de vergunningen.

Hoe beperk ik no-shows?

Werk met duidelijke reminders, aantrekkelijk programma en bereikbare locatie; plan op 85 – 90% show-up en gebruik een wachtlijst.