Personeelsevent organiseren

Een geslaagd personeelsevent begint met een goed idee

Wat de vorm ook wordt: een goed personeelsevent begint niet bij de locatie, de artiest of het programma. Het begint met een simpele vraag: waarom brengen we iedereen bij elkaar?

Wil je medewerkers bedanken? Nieuwe energie in de organisatie brengen? Teams dichter bij elkaar brengen? Een verandering markeren? Of is het gewoon hoog tijd om samen iets goeds te vieren?

Als dat duidelijk is, volgt de rest vanzelf een stuk makkelijker.

Bij TotaalBeleving bedenken en organiseren we personeelsevents die passen bij de mensen, de organisatie en het moment. Van eerste idee tot laatste drankje. Creatief waar het kan, praktisch waar het moet en vooral zonder een standaardprogramma uit de kast te trekken.

Een personeelsevent is meer dan een personeelsfeest

Bij een personeelsevent denken veel mensen automatisch aan een feestavond. Muziek, drankjes, goed eten en eindelijk die collega van Finance op de dansvloer.

Daar is overigens helemaal niets mis mee.

Maar een personeelsevent kan veel meer zijn.

Misschien wil je de middag beginnen met een inhoudelijk programma en daarna gezamenlijk eten. Misschien wil je medewerkers juist een hele dag nergens mee lastigvallen en vooral bedanken voor hun inzet. Of je combineert een actieve middag met een festival, borrel of feestavond.

Juist die combinatie maakt een personeelsevent interessant.

Je hoeft niet te kiezen tussen serieus óf gezellig.

Een programma kan beginnen met een boodschap vanuit de organisatie, vervolgens letterlijk in beweging komen en eindigen met eten, muziek en een feest. Als de overgangen goed zijn, voelt dat niet als drie losse onderdelen maar als één geheel.

Dat is uiteindelijk waar we naar zoeken: een dag die klopt.

Eerst bepalen wat het event moet doen

Er bestaat geen ideaal personeelsevent dat bij ieder bedrijf werkt.

Een snelgroeiende organisatie waar veel nieuwe medewerkers elkaar nauwelijks kennen, heeft iets anders nodig dan een bedrijf waar collega's al twintig jaar samenwerken.

Een jubileum vraagt om een andere sfeer dan een reorganisatie die net achter de rug is. En een team dat het hele jaar keihard heeft gewerkt, zit misschien helemaal niet te wachten op nóg een inhoudelijk programma.

Daarom kijken we eerst naar het doel.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• medewerkers bedanken voor hun inzet;
• verschillende afdelingen beter met elkaar verbinden;
• een jubileum of mijlpaal vieren;
• een nieuw jaar of nieuwe koers starten;
• nieuwe collega's onderdeel laten worden van de organisatie;
• successen zichtbaar maken;
• na een drukke periode samen ontspannen;
• of gewoon weer eens met iedereen bij elkaar zijn.

Dat laatste wordt soms onderschat.

Niet ieder personeelsevent hoeft een diepere strategische boodschap te hebben. Soms is samen lachen, eten, drinken en iets meemaken precies genoeg.

Niet iedereen hoeft de hele dag hetzelfde te doen

Een groep van vijftig mensen kun je nog redelijk eenvoudig gezamenlijk door één programma leiden.

Bij tweehonderd, vijfhonderd of duizend collega's wordt dat een ander verhaal.

En eigenlijk hoeft dat ook helemaal niet.

Wij vinden het vaak interessanter als er tijdens een personeelsevent iets te kiezen valt. De ene collega doet enthousiast mee aan een activiteit, terwijl een ander liever met een drankje bijpraat. Sommige mensen staan vooraan bij de muziek, anderen schuiven aan bij een workshop of zoeken juist een rustige plek op.

Dat verschil mag er zijn.

Sterker nog: een personeelsevent wordt vaak beter als je niet probeert iedereen voortdurend precies hetzelfde te laten beleven.

Een centraal openingsmoment kan iedereen bij elkaar brengen. Daarna verspreidt de groep zich over verschillende activiteiten, plekken of ervaringen. Later komt iedereen weer samen voor bijvoorbeeld het diner of de afsluiting.

Zo ontstaat vrijheid binnen een programma dat achter de schermen juist heel goed georganiseerd is.

Een programma met het juiste ritme

Een personeelsevent kan op papier fantastisch klinken en op de dag zelf toch vermoeiend worden. Dat gebeurt vaak wanneer er simpelweg te veel in het programma wordt gestopt.

Ontvangst. Speech. Workshop. Activiteit. Nog een presentatie. Groepsfoto. Diner. Quiz. Artiest. Feest. En door...

Een goed programma heeft ritme nodig.

Momenten waarop iets gebeurt én momenten waarop even niets hoeft.

Na een actieve opdracht is het fijn om te kunnen zitten. Na een inhoudelijke bijeenkomst mag er energie in. Na een diner hoeft niet altijd direct de volgende act te beginnen.

Juist in die vrije momenten ontstaan vaak de gesprekken die mensen onthouden.

Daarom kijken we bij het samenstellen van een programma niet alleen naar wat we gaan doen, maar ook naar het tempo van de dag.

Van teamdag tot bedrijfsfestival

De invulling van een personeelsevent kan vrijwel iedere kant op.

Een actieve teamdag kan bijvoorbeeld starten met koffie en een gezamenlijke opening, waarna collega's in teams verschillende uitdagingen aangaan. Daarna volgt een uitgebreide borrel en wordt de dag afgesloten met een BBQ of diner.

Maar misschien past een bedrijfsfestival veel beter.

Met verschillende foodconcepten, live muziek, activiteiten en zitplekken creëer je een omgeving waarin medewerkers zelf bepalen waar ze naartoe gaan. Vooral voor grote groepen werkt dat prettig: er gebeurt overal iets, zonder dat iedereen continu in hetzelfde programma hoeft mee te bewegen.

Een personeelsevent kan ook veel kleinschaliger.

Een bijzondere locatie, een goed diner, een paar verrassende momenten en eindelijk uitgebreid tijd om met elkaar te praten kan minstens zoveel indruk maken.

Groter betekent niet automatisch beter.

Het formaat moet passen bij het doel.

De locatie bepaalt meer dan je denkt

Een goede locatie is niet alleen mooi op de foto.

Bereikbaarheid, capaciteit, akoestiek, binnen- en buitenmogelijkheden, parkeren, techniek en de manier waarop gasten door een locatie bewegen zijn minstens zo belangrijk.

Daarnaast doet een locatie iets met de sfeer.

Een industriële hal geeft direct een andere energie dan een strandlocatie. Een historische kerk voelt anders dan een bedrijfsloods die voor één dag volledig wordt getransformeerd.

En soms is de beste eventlocatie gewoon je eigen bedrijfsterrein.

Met de juiste techniek, inrichting, catering en aankleding kan een parkeerplaats, bedrijfshal of binnenterrein veranderen in een locatie die medewerkers nauwelijks herkennen.

Wij zoeken daarom niet simpelweg naar een beschikbare locatie, maar naar een plek die past bij het verhaal van de dag.

Eten is geen pauze in het programma

Catering wordt nog weleens behandeld als iets dat tussen twee programmaonderdelen moet worden ingepland.

Wat ons betreft is eten onderdeel van de beleving.

Een lange gezamenlijke tafel creëert een heel andere sfeer dan verschillende foodstations. Een walking dinner laat mensen bewegen en ontmoeten, terwijl een uitgebreide BBQ juist voor een ontspannen einde van de middag kan zorgen.

Ook hier is niet één formule de beste.

Bij een actief evenement wil je misschien toegankelijk eten zonder lange wachttijden. Bij een jubileum mag het culinair wat uitgebreider. En bij een festival wil je juist verschillende keuzes aanbieden.

Belangrijker dan hoe spectaculair het eten eruitziet, is dat het aansluit bij de rest van het evenement.

En dat er genoeg is.

Dat laatste onthouden gasten namelijk óók.

Een personeelsevent voor grote groepen

Hoe groter de groep, hoe belangrijker de details worden.

Bij honderd gasten valt een rij bij de bar misschien nog mee. Bij achthonderd gasten kan dezelfde keuze ineens voor een flinke opstopping zorgen.

Dan gaat organiseren niet alleen meer over creatieve ideeën.

Je moet nadenken over ontvangst, registratie, garderobe, toiletten, cateringpunten, parkeren, vervoer, techniek, veiligheid en de manier waarop honderden mensen zich tegelijkertijd door een locatie bewegen.

Ook een podiumprogramma verandert bij een grote groep. Wat vooraan werkt, moet achter in de zaal nog steeds interessant zijn.

Juist bij grote personeelsevents zit veel van ons werk daarom in dingen die een gast uiteindelijk helemaal niet ziet.

En dat is eigenlijk precies de bedoeling.

Als alles soepel loopt, voelt het vanzelfsprekend.

Wil je groots uitpakken? Lees dan ook meer over een groot personeelsfeest organiseren.

Het mag best een beetje anders

Een personeelsevent hoeft niet ieder jaar dezelfde formule te volgen.

Sterker nog: als collega's bij de uitnodiging al precies weten wat er gaat gebeuren, is een deel van de verrassing verdwenen.

Je hoeft daarvoor niet meteen bizarre capriolen uit te halen.

Een onverwachte locatie kan genoeg zijn. Entertainment dat tussen de gasten plaatsvindt in plaats van op een podium. Een diner op een plek waar normaal nooit gegeten wordt. Een activiteit die niemand vooraf zag aankomen.

Of juist een programma dat opvallend eenvoudig is.

Niet origineel willen zijn om het origineel zijn, maar keuzes maken die mensen nieuwsgierig maken.

Dat is een belangrijk verschil.

Van eerste idee tot de dag zelf

Bij een personeelsevent komen al snel veel partijen kijken.

Locatie, catering, techniek, entertainment, decoratie, vervoer, activiteiten en misschien externe sprekers of artiesten.

Iedere partij afzonderlijk boeken lukt meestal wel.

De uitdaging zit in het geheel.

Wie weet wanneer de catering moet starten als het middagprogramma uitloopt? Wie zorgt dat de artiest technisch kan opbouwen terwijl gasten in dezelfde ruimte dineren? Wat gebeurt er als het buitenprogramma door slecht weer moet worden aangepast?

Daarom verzorgen we bij TotaalBeleving niet alleen losse onderdelen, maar kunnen we de volledige organisatie van het evenement uit handen nemen.

Van concept en locatie tot draaiboek en begeleiding op de dag zelf.

Zodat jij op je eigen personeelsevent niet degene bent die voortdurend met leveranciers staat te bellen.